Con il Regolamento dei Corsi di Dottorato di Ricerca l'Ateneo, a partire dal 2018, ha recepito le Linee Guida CRUI per il deposito delle tesi di dottorato in archivi aperti. Il rilascio della certificazione del conseguimento del titolo è subordinato alla consegna, da parte dell’interessato, della tesi finale in formato digitale.

Attualmente il processo per l’archiviazione delle tesi nel repository istituzionale (AIRUS) non è stato ancora implementato. Non appena tale processo sarà avviato esso consentirà di richiedere l'harvesting automatico da parte della Biblioteca Nazionale Centrale di Roma e Firenze al fine di soddisfare l’obbligo del deposito legale delle tesi.

Le Biblioteche Nazionali Centrali di Firenze e di Roma, in collaborazione con il gruppo di lavoro Open Access della CRUI, hanno realizzato e testato il servizio di raccolta automatica (harvesting) dei dati e dei metadati delle tesi di dottorato di ricerca ai fini del deposito legale, così come previsto dalla Circolare MiUR n. 1746 del 20 luglio 2007.

Il servizio di raccolta automatica (harvesting) consente a tutte le Università italiane che raccolgono le tesi di dottorato in formato digitale in un archivio aperto, secondo le raccomandazioni contenute nelle linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti approvate dalla CRUI, di ottemperare agli obblighi di legge (senza ricorrere all'invio di documentazione su supporto cartaceo o digitale).

La raccolta automatica dei dati e dei metadati delle tesi di dottorato da parte delle Biblioteche Nazionali consente un miglioramento dei servizi documentali e bibliografici riducendo i tempi di catalogazione e aumentando la visibilità delle tesi rendendo i record disponibili attraverso il Servizio Bibliotecario Nazionale.

Le tesi oggetto di embargo, per ottemperare agli obblighi di legge, verranno comunque raccolte. Secondo la normativa vigente in materia di dottorato, esse saranno consultabili nei locali delle Biblioteche Nazionali su PC privi di periferiche dopo il trattamento biblioteconomico in SBN.